[国际教育学院]
安徽医科大学外事接待管理办法
发布时间: 2010-01-14   浏览次数: 308

 各部门、各单位:

为了进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务质量,促进我校国际交流与合作的工作,根据国家有关政策法规和我校具体情况,特制定本办法,请予执行。
一.外事接待原则
1.      发扬爱国主义精神,维护国家主权和利益,维护民族尊严,严守外事纪律。
2.      严格遵守国家有关部门的规定。
3.      坚持一切从实际出发,坚持务实原则,坚持平等、对等原则,坚持勤俭办外事。
4.      参加外事接待人员应做到热情、友好、不卑不亢。发现问题要及时请示汇报。
二.外事接待审批程序
1.办公室(外事办)是学校外事工作的综合归口管理和协调部门。邀请各类国(境)外人员来校访问的申报归口单位为办公室(外事办)。学校各部门各单位进行外事接待要严格按照规定程序,遵守事前请示,事后汇报原则。
2.凡属学校邀请的国(境)外代表团、国际知名人士、校友等来华访问,均由办公室(外事办)负责向上级有关部门申报。
3.学校各部门邀请国(境)外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等,应在外宾来校前一个月向办公室(外事办)提交申请报告,详细说明来访团组或个人来校目的、时间、费用来源等,并提供背景材料(姓名、性别、国籍、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、联系地址、电话、传真等);先由部门主管领导签字同意,盖章后交办公室(外事办),由办公室经请示校领导同意,报上级主管部门审批。
1)拟邀请来校的外宾已办理好来华签证的,校内邀请单位需填报《安徽医科大学国(境)外来宾外事接待工作信息表》(附件);
2)拟邀请来校的外宾需我校出示相关文件办理来华签证的,校内邀请单位需提前一个半月向办公室(外事办)提供以下材料:姓名、性别、国籍、出生日期、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、来访事由、停留期限、联系方式(地址、电话、传真等);填报《安徽医科大学国(境)外来宾外事接待工作信息表》(附件)。
4.由其它单位接待,到我校顺访的外宾,由各聘请部门写报告,并附接待计划或公函,交办公室(外事办)报主管校长审批后备案。
5.聘请海外人士为学校客座教授、名誉教授等归口办公室(外事办)管理。人事处或其他聘用部门须向办公室(外事办)提供聘用理由及被聘用者的简历和背景资料。由办公室(外事办)审核并报主管校长批准后上报上级主管部门审批、备案。
6.未经办公室(外事办)同意,擅自接待外宾者,责任自负。
三.外事接待工作程序
1.学校接待的校际交流项目,对于拓展我校与国外各姐妹学校的长期友好关系有着重大意义。各部门应给予大力支持,积极配合相关的学术交流及参观、访问、讲学活动。
2.办公室(外事办)负责外宾的食宿安排、与校领导会谈、宴请、参观游览等。校际交流项目所在讲学部门负责具体的讲学安排(包括翻译、讲课时间、地点等)
3.各部门邀请国(境)外来校访问、参观、讲学的专家学者,原则上由各部门自行接待,办公室(外事办)进行政策把关,需校领导出面的,需提前报请。各部门须做好以下接待工作:
1)拟出接待计划,并提前交办公室(外事办);
2)确定会谈内容、会谈方式、会谈主持人和其它参加人;
3)事先联系好参观事项;
4)作好接待记录;
5)专家离校后两周内,将专家在校期间交流活动的图片和文字材料送交办公室(外事办)。
四.接待规格和标准
外事接待要按照上级有关规定的接待外宾的礼仪、规格和标准进行。我校外事接待原则上采取对等原则,办公室(外事办)根据来访者的级别和重要性制定接待计划,安排有关领导和人员参加,邀请单位应协助做好工作。
由上级部门安排或学校邀请的国(境)外大学副校长及以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访,可安排校长或副校长会见并宴请一次,院长、系主任级别或我校客座教授来访,可安排副校长会见并宴请一次,其他来访外宾,原则上不安排校领导出面会见和宴请。
五.组织接待及总结
1.由学校邀请或由学校经费招待的外宾,经审批同意后,由办公室(外事办)负责办理邀请手续,有关部门协助办公室(外事办)做好来访接待工作。
1)办公室(外事办)负责国(境)外重要来宾和代表团的接待工作,包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等。
2)邀请单位负责来访外宾的学术活动,包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。
2.邀请自费来访外宾或用本部门经费招待的外宾,由各部门自行审批决定,交办公室(外事办)备案,由各单位自行安排来访外宾的邀请和接待活动。
3.外单位邀请的外宾顺访我校或参观访问,接待部门须事先报办公室(外事办)备案,并自行安排接待活动。
4.各邀请单位必须在外宾访问结束后及时写出总结报告,并附上外宾在校活动的有关照片,两周内送交办公室(外事办)。
六.经费报销
校内邀请单位需准备如下材料,到办公室(外事办)进行       接待费用的报销与核销工作。
    1.外宾来访总结报告;
 2.《安徽医科大学国(境)外来宾外事接待工作信息表》;
    3.外宾在学校访问、参观和工作、交流的照片。